名刺作成はエクセルを使えばこんなに簡単にできます

会社で名刺を作る場合は、例えば総務課などに依頼すれば平素取引のある印刷会社で一両日中に仕上げてもらうことができます。しかしひとひねりして、勤務先のパソコンを利用して名刺を、しかもそれなりのクオリティを持つ名刺を作る小本で来ます。その場合特別なソフトウェアが必要になるということもなく、大方のパソコンにインストールされているマイクロソフト社のエクセルがあれば、大丈夫です。文房具店などで販売されている名刺印刷用紙を購入し、プリンターに接続すればすぐに印刷することができます。またエクセルは使い方が簡単な割に高機能のソフトウェアですので、工夫と柔軟亜アイディアがあれば、ビジネスで通用するきちんとした名刺作成が簡単にできるのです。本稿ではその手順などを記していきます。

名刺に盛り込みたい内容を整理する。

ビジネスで使う名刺作成であれば、まずは最低限どのような情報が必要でしょうか。会社名・部署名・役職・氏名・住所・電話番号・ファックス番号・電子メールアドレス・ウェブサイトURLは必須です。その他にあると良いのは、会社のロゴマーク・ISO9001および14001の認証マーク・プライバシーマーク認証・取り扱い品目・地図の略図などです。ロゴマークや各種認証マーク、略図などはあらかじめスキャンしておいてエクセルのシートに挿入できるように準備しておきます。また個人が趣味で使う名刺であれば、その他に相手にPRしたい情報を自由な発想で想定しておきます。そしてパソコンをプリンターに接続し、文房具店で販売されている2×5の名刺印刷用紙を購入、後はエクセルを起動して名刺作成に取りかかります。

エクセルで名刺作成する時の手順。

エクセルはほとんどが表計算として利用されます。しかし作表やグラフなどを効果的に見せるために強力なレイアウト機能を備えていますので、これを用いて名刺作成をしていきます。まずは名刺の縦横比率を計算して、フリーハンドで紙に書いてみます。このイメージを先に決めておくと作業がはかどります。続いてエクセルを起動して、最初にセルの高さと幅が一致するように調整してシートを小さな方眼紙状にします。そして「A列1行目」を起点にして名刺1枚分のスペースを確保します。次にフリーハンドで作成したイメージを参照し、名刺に盛り込む各要素をタイピングできるように適宜セルを縦横に結合します。ここまでできたら、タイピングする要素を全部打ち込んでみましょう。つづいて各種マークをスキャンして取り込み、全体を調整します。名刺1枚分が出来たら、コピーペーストで複写、A4サイズの用紙から全部で10枚の名刺ができあがります。